厦海档〔2018〕15号

区东孚街道办事处：

　　为进一步推进档案安全体系的建立与完善，保障档案安全体系、档案资源体系与档案利用体系的有序有效建立与运行，根据《厦门市海沧区档案局关于开展档案安全管理工作专项检查的通知》（厦海档〔2018〕7号),在自查的基础上，我局组织检查小组，于2018年6月27日对你单位档案安全管理工作进行专项检查，现就检查情况反馈如下：

　　一、档案安全管理工作情况

　　（一）基本情况

　　区东孚街道办事处有明确分管领导，责任落实到人；完成了文件材料归档范围和文书档案保管期限表的制定；各年度文书档案整理规范；设置了一间专门的档案室，配备了密集架、防磁柜、温湿度仪,做到了存档、阅览、办公三分开。

　　（二）存在主要问题

　　1.档案安全管理制度不健全。未将档案安全工作列入年度工作计划或议事日程；未制定救灾应急预案。

　　2.档案实体安全管理仍有不足。未对音像、实物以及部分年度照片进行收集整理归档；部分年度的档案管理情况登记表存在原件丢失的现象；未定期开展档案清点核对工作。

　　3.档案信息管理存在安全隐患。档案电子数据无备份；缺少政府信息公开和档案外借审批手续；存在无人懂操作档案在线管理系统的现象。

　　4.档案室管理未达到“八防”要求。档案室湿度未控制在规定范围内，档案密集架内没有放置防虫药包，所配备的灭火器不符合规范。

　　二、整改要求

　　1.建立档案安全管理制度。补充制订档案安全管理相关规章制度并上墙；将档案安全工作列入年度工作计划或议事日程；制订救灾应急预案并定期开展救灾演练。

　　2.进一步规范实体档案安全管理。定期对实体档案进行清点检查并形成相关台帐；重视档案管理情况登记办理表的保存；参照《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）整理数码照片，并挑选具有代表性的照片进行冲洗、入册归档，做到数码照片与实体照片相互参见；重视收集音像资料，并规范整理归档；奖牌、奖杯等实物应做好除尘、登记、编码等工作，以专柜陈列保管。

　　3.加强档案信息安全管理。建立档案信息安全管理制度；履行政府信息公开审批手续、档案外借审批手续；熟练操作档案在线管理系统；将档案电子数据进行脱机备份3套。

　　4.完善档案室日常管理。档案室需增配除湿机、二氧化碳灭火器；在密集柜里放置防虫药包；定期进行档案室安全检查并做好记录，发现问题及时采取有效措施解决。

　　请针对此次检查发现的问题结合整改要求，于2018年8月15日前完成整改工作，并将整改落实情况书面报送区档案局。

　　（联系人：王晓莉，6051126    RTX：王晓莉）

　                                                                                           　厦门市海沧区档案局

　　                                                                                              2018年7月4日